La gestion des services d’impression ou Managed Print Services (MPS) s’adressent aux entreprises désireuses d’optimiser leurs processus d’impression afin de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité. Avec une multitude d’options disponibles aujourd’hui, choisir le bon logiciel MPS peut s’avérer complexe. C’est pourquoi cet article vous présente les solutions les plus populaires et les plus appréciées du moment.
PaperCut
PaperCut est un logiciel de gestion d’impression largement reconnu pour sa facilité d’utilisation et ses nombreuses fonctionnalités. Il permet aux entreprises de suivre, de contrôler et de gérer les impressions de manière efficace. Puis, en même temps, comme la majorité des logiciels MPS connus, il réduit les coûts et améliore la sécurité des documents.
PaperCut offre des outils de suivi détaillés pour monitorer l’utilisation des imprimantes et générer des rapports d’utilisation. Les entreprises peuvent :
- définir des règles d’impression pour limiter les impressions couleur,
- forcer l’impression recto verso,
- encourager des pratiques d’impression durables.
Le logiciel propose également des options d’impression sécurisée comme l’authentification des utilisateurs et la libération des impressions par carte ou code PIN. C’est une solution efficace et sûre pour maintenir la confidentialité des documents.
KPAX Manage
KPAX Manage est LA solution pour gérer les imprimantes et les copieurs. Il permet une gestion centralisée et efficace des parcs d’impression. Pour réduire les coûts et optimiser les opérations d’impression, ce logiciel propose :
- une surveillance en temps réel,
- une maintenance proactive,
- une gestion des consommables.
KPAX Manage offre une visibilité complète sur l’état de vos imprimantes et copieurs, pour vous signaler en temps réel les éventuels problèmes rapidement. Grâce à la maintenance proactive, le logiciel permet de planifier et d’automatiser l’entretien des équipements. Vous et vos employés ou collaborateurs économisez votre temps en évitant les temps d’arrêt pour la vérification des petits bugs et l’identification de leurs sources. De plus, cela prolonge la durée de vie des machines.
La gestion des consommables est également optimisée, avec une surveillance des niveaux de toner et de papier ainsi que des alertes pour éviter les ruptures de stock. En matière de sécurité, KPAX Manage intègre des fonctionnalités avancées pour protéger les informations sensibles lors des processus d’impression.
uniFLOW
uniFLOW est une solution de gestion d’impression et de flux documentaires développée par Canon. Elle est particulièrement adaptée aux grandes entreprises cherchant à centraliser et sécuriser leurs opérations d’impression.
uniFLOW permet de gérer l’ensemble des appareils d’impression d’une entreprise à partir d’une seule plateforme. Les utilisateurs doivent s’authentifier pour libérer leurs impressions pour assurer la confidentialité des documents. De plus, le logiciel intègre des fonctionnalités pour une automatisation des processus de numérisation et de gestion des documents.
MyQ X
MyQ X est une solution complète de gestion des impressions qui propose une expérience utilisateur intuitive et des fonctionnalités avancées pour optimiser les processus d’impression.
MyQ X offre une interface conviviale qui facilite l’adoption et l’utilisation par les employés. Le logiciel permet de contrôler les dépenses d’impression en définissant des quotas et en surveillant l’utilisation des ressources. En outre, MyQ X prend en charge l’impression depuis des appareils mobiles et des services cloud afin d’apporter une flexibilité accrue aux utilisateurs.
Gespage
Gespage est un autre logiciel populaire de gestion des impressions avec des fonctionnalités robustes pour le suivi et le contrôle des activités d’impression. Gespage permet de monitorer en temps réel les travaux d’impression et de générer des rapports détaillés.
Les entreprises peuvent mettre en place des règles d’impression pour optimiser l’utilisation des ressources et réduire les coûts. Le logiciel intègre également des fonctionnalités de sécurité pour protéger les documents imprimés contre les accès non autorisés.
DocuWare
DocuWare est une autre solution de gestion électronique des documents (GED) qui a pour missions de faciliter la numérisation et l’archivage des documents, en plus de gérer les impressions. Le logiciel permet de numériser, indexer et archiver les documents de manière centralisée et sécurisée. Il propose également des fonctionnalités d’automatisation des processus pour simplifier la gestion des flux documentaires. DocuWare garantit aussi la protection des données et aide les entreprises à se conformer aux réglementations en vigueur.
Alors, quel MPS choisir ?
Pour choisir le bon logiciel MPS, évaluez la compatibilité avec vos imprimantes, la facilité d’utilisation et les fonctionnalités de sécurité. Assurez-vous que le logiciel peut évoluer avec votre entreprise et s’intègre bien avec vos systèmes existants. Optez pour un prestataire offrant un support technique réactif et des services de maintenance réguliers. Et enfin, considérez le coût total de possession pour garantir une solution efficace et sécurisée pour vos opérations d’impression. Toutefois pensez aux éventuels coûts cachés tout en considérant votre acquisition comme un investissement sur le long terme.