Quelles sont les procédures de contrôles internes en comptabilité ?
Les contrôles internes sont des politiques et des procédures mises en place pour assurer la fiabilité continue des systèmes comptables. L’exactitude et la fiabilité sont primordiales dans le monde de la comptabilité. Sans registres comptables précis, les gestionnaires ne peuvent pas prendre de décisions financières en toute connaissance de cause et les rapports financiers peuvent contenir des erreurs. Les procédures de contrôle interne en comptabilité peuvent être divisées en sept catégories, chacune étant conçue pour prévenir la fraude et identifier les erreurs avant qu’elles ne deviennent des problèmes.
Le conseil
Les procédures de contrôle interne sont la séparation des tâches, les contrôles d’accès, les audits physiques, la documentation normalisée, les balances de vérification, les rapprochements périodiques et l’autorité d’approbation.
Une séparation des tâches
La séparation des tâches implique le partage de la responsabilité de la comptabilité, des dépôts, des rapports et de l’audit. Plus les tâches sont séparées, moins un employé a de chances de commettre des actes frauduleux. Pour les petites entreprises ne comptant que quelques employés comptables, le partage des responsabilités entre deux personnes ou plus ou la révision des tâches critiques par des collègues peuvent servir le même objectif.
L’attribution de tâches spécifiques à chaque employé qui répartit les responsabilités comptables est un système de contrôle de base pour s’assurer que les personnes responsables de l’information financière sont distinctes des personnes chargées des dépôts en espèces et des achats d’actifs. De même, toute personne effectuant des audits devrait être aussi éloignée que possible des obligations financières pour garantir l’impartialité. Plus ces fonctions sont éloignées dans une organisation, plus le risque de fraude associé à chacune est faible.
Les contrôles d’accès au système comptable
Le contrôle de l’accès aux différentes parties d’un système comptable via des mots de passe, des verrouillages et des journaux d’accès électroniques peut empêcher les utilisateurs non autorisés d’entrer dans le système tout en offrant un moyen d’auditer l’utilisation du système pour identifier la source des erreurs ou des écarts. Un suivi des accès robustes peut également servir à dissuader les tentatives d’accès frauduleux en premier lieu.
La définition de niveaux d’autorisation pour protéger les données et les actifs physiques est l’un des contrôles les plus courants utilisés par les entreprises, car ils sont si faciles à mettre en œuvre. Dans les zones protégées par mot de passe, les mots de passe sécurisés et les procédures d’authentification en deux étapes rendent difficile pour les employés d’utiliser les identifiants de connexion des autres. De plus, la modification des mots de passe permet fréquemment aux contrôles d’accès de rester constants dans le temps.
Les audits physiques des actifs
Les audits physiques incluent le comptage manuel des espèces et tout actif physique suivi dans le système comptable, tels que l’inventaire, les matériaux et les outils. Le comptage physique peut révéler des écarts bien cachés dans les soldes des comptes en contournant complètement les enregistrements électroniques. Le comptage des espèces dans les points de vente peut se faire quotidiennement voire plusieurs fois par jour. Les projets plus importants, tels que le comptage manuel des stocks, devraient être exécutés moins fréquemment, peut-être sur une base annuelle ou trimestrielle.
La documentation financière standardisée
La normalisation des documents utilisés pour les transactions financières, tels que les factures, les demandes de matériel interne, les reçus d’inventaire et les notes de frais de déplacement, peut aider à maintenir la cohérence dans la tenue des dossiers au fil du temps. L’utilisation de formats de document standard peut faciliter l’examen des enregistrements antérieurs lors de la recherche de la source d’un écart dans le système. Un manque de standardisation peut entraîner l’oubli ou une mauvaise interprétation d’éléments dans un tel examen.
Les balances de vérification quotidiennes ou hebdomadaires
L’utilisation d’un système de comptabilité en partie double ajoute de la fiabilité en garantissant que les livres sont toujours équilibrés. Même ainsi, il est toujours possible que des erreurs déséquilibrent un système à double entrée à un moment donné. Le calcul des balances de vérification quotidiennes ou hebdomadaires peut fournir un aperçu régulier de l’état du système, vous permettant de découvrir et d’étudier les écarts le plus tôt possible.
Les rapprochements périodiques dans les systèmes comptables
Des rapprochements comptables occasionnels peuvent garantir que les soldes de votre système comptable correspondent aux soldes des comptes détenus par d’autres entités, notamment les banques, les fournisseurs et les clients créditeurs. Par exemple, un rapprochement bancaire consiste à comparer les soldes de trésorerie et les enregistrements de dépôts et de reçus entre votre système comptable et les relevés bancaires. Les différences entre ces types de comptes complémentaires peuvent révéler des erreurs ou des écarts dans vos propres comptes, ou les erreurs peuvent provenir des autres entités.
Les exigences de l’autorité d’approbation
Exiger des gestionnaires spécifiques qu’ils autorisent certains types de transactions peut ajouter un niveau de responsabilité aux enregistrements comptables en prouvant que les transactions ont été vues, analysées et approuvées par les autorités compétentes. Exiger une approbation pour des paiements et des dépenses importantes peut empêcher des employés sans scrupules d’effectuer d’importantes transactions frauduleuses avec les fonds de l’entreprise, par exemple. Pour plus d’informations n’hésitez pas à contacter le comptable Saint-Gilles.